Để có thể báo giá đầy đủ và hợp lý đúng với nhu cầu của Khách hàng, NVKD cần khéo léo đặt các câu hỏi để làm rõ các thông tin sau:

1. Khách hàng đã từng tìm hiểu hoặc đã từng xây dựng website trước đây chưa?

• Nếu KH đã từng xây dựng website trước đây, hãy cố gắng tìm hiểu các vấn đề chưa đạt được của website cũ là gì, thời gian và ngân sách xây dựng website cũ là như thế nào? Từ đó việc xác định chi phí sẽ thuận lợi hơn vì KH cũng đã có trải nghiệm trước đây để so sánh.
• Nếu KH chưa từng tìm hiểu sâu hoặc chưa từng xây dựng website, việc tư vấn sẽ cần chi tiết hơn một chút.

2. Các mục tiêu sử dụng website để làm gì?

Tập trung hỏi (hoặc trường hợp thật cần thiết thì gợi ý các câu hỏi để làm rõ nhu cầu như:

a. Chủ yếu để giới thiệu hoạt động kinh doanh, sản phẩm dịch vụ, thương hiệu, … (thường không yêu cầu cao về tỷ lệ chuyển đổi, chức năng tương tác với KH, giao dịch online, …) –> Trường hợp này chi phí sẽ thấp nhất, chủ yếu là các trang web thông tin cố định, ít thay đổi (trừ mục tin tức nếu có)

b. Chủ yếu để thực hiện các chiến dịch marketing (thường có yêu cầu cao về tương thích với các chiến dịch quảng cáo, tăng Lead khách tiềm năng) -> Trường hợp này chi phí sẽ tăng thêm do xây dựng các chức năng tối ưu cho Marketing như SEO, Analytics, tích hợp Google Tags Manager, các banner popup tăng trải nghiệm và chuyển đổi, các CTA banner, …

c. Chủ yếu để thực hiện như một website thương mại điện tử (có sản phẩm chi tiết, tích hợp thanh toán trực tuyến, quản lý giao hàng, quản lý hàng hóa, tích hợp các ứng dụng bên thứ 3 …) -> Trường hợp này chi phí sẽ tăng đáng kể do chi phí trả cho việc tích hợp với các nền tảng ứng dụng bên thứ 3, chi phí tư vấn và triển khai sử dụng hệ thống bán hàng, quản lý đơn hàng, quản lý thanh toán, quản lý vận chuyển, quản lý kho hàng, quản lý khách hàng, quản lý khuyến mãi …..

d. Chủ yếu để vận hành như một ứng dụng trên nền tảng web (Web Application), ví dụ như website vận hành nội bộ, website quản lý khách hàng, website tuyển dụng, quản lý nhà hàng, spa, … -> Trường hợp này chi phí sẽ phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể, theo số lượng trang layout, các chức năng sử dụng, độ lớn của dữ liệu, cơ sở hạ tầng …

Lưu ý: Không list hết các nhu cầu ra, vì thường KH chưa rõ chi tiết thì có thể sẽ chọn nhiều nhu cầu, dẫn đến chi phí xây dựng có thể vượt quá ngân sách nhưng lại không thực tiễn với dịch vụ kinh doanh thực tế.

3. Khách hàng có đội ngũ vận hành website không

Câu này chủ yếu để xác định mức độ xây dựng website ở mức cơ bản, hay phải tối ưu cho các chức danh riêng biệt để sử dụng.

Trường hợp chỉ có một hoặc team nhỏ, không cần phân quyền chi tiết, team tự quản lý toàn bộ website -> Chi phí sẽ giảm hơn

Trường hợp doanh nghiệp lớn hoặc nhiều phòng ban, thì phải thiết lập chức năng sử dụng theo phòng ban, thẩm quyền của các cấp (VD: cộng tác viên, người soạn, người duyệt, người quản trị chung (admin), người quản trị hệ thống (super admin), … -> Chi phí sẽ cao hơn vì phải thiết lập, điều chỉnh, cũng như hướng dẫn bàn giao, hỗ trợ trong quá trình sử dụng, …

4. Các yếu tố khác

Trên đây là các nội dung cần xác định sơ bộ. Ngoài ra, còn các yếu tố khác cần làm rõ để có thể xây dựng phương án ngân sách phù hợp nhất, như:

• Thời gian yêu cầu: Càng gấp thì chi phí càng cao do cần nhiều nguồn lực
• Có yêu cầu thiết kế mẫu chi tiết trước khi triển khai: Thiết kế sẽ tính theo số trang thực hiện, càng nhiều trang cần thiết kế mẫu trước thì chi phí sẽ tăng lên
• Tài nguyên nội dung: Đã có sẵn hay cần phải xây dựng (VD Profile giới thiệu cty, tài liệu giới thiệu sản phẩm, các dự án, các bài viết, …). Nếu đã có sẵn thì thời gian xử lý sẽ giảm, chi phí thấp hơn, còn nếu chưa có thì phải vừa xây dựng, vừa chỉnh sửa, … dẫn đến chi phí tăng hơn.
• Tài nguyên hạ tầng: Hosting (dịch vụ lưu trữ website), Domain (tên miền), SSL (chứng chỉ xác thực an toàn (https://), Domain Email tích hợp (Email theo tên miền…)

5. Tóm lại

• Trước khi báo giá cần làm rõ các thông tin với khách hàng, tránh báo giá vội vàng sẽ dẫn đến chưa làm rõ khối lượng công việc cần thực hiện cho cả hai bên.
• Tránh đưa một lúc quá nhiều câu hỏi, hoặc hỏi như hỏi cung, … Thường KH sẽ không chuẩn bị trước để trả lời một nội dung dài, hoặc sẽ cảm thấy khó khăn khi trả lời nhiều thông tin, hoặc phải đợi tổng hợp thông tin khiến thời gian chốt deal bị kéo dài. Mà thay vào đó thì nên dựa vào tình huống và khả năng mở cửa chia sẻ của khách hàng, để hỏi thông tin và tư vấn một cách khéo léo, để KH vừa có thể chia sẻ, mà lại vừa đánh giá khả năng am hiểu chuyên môn của NVKD, từ đó an tâm để giao dự án hơn.

Sau khi trao đổi, NVKD cung cấp phiếu khảo sát nhu cầu website theo mẫu: NVKD cố gắng mời KH điền vào phiếu khảo sát nhu cầu thiết kế website, hẹn thời gian thực hiện, và đôn đốc + hỗ trợ KH thực hiện phiếu khảo sát này trong thời gian ngắn nhất (tối đa 02 ngày)