1. Mục tiêu
- Đảm bảo việc chi trả lương cho người lao động được thực hiện chính xác, kịp thời, minh bạch.
- Tạo sự công bằng, động lực làm việc và tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
2. Phạm vi áp dụng
- Áp dụng cho toàn bộ cán bộ nhân viên (CBNV) đang làm việc tại Công ty Cổ phần Công Nghệ HOBE.
- Áp dụng cho phòng Nhân sự – Hành chính (HR), phòng Kế toán – Tài chính, và Ban Giám đốc.
3. Trách nhiệm
- Phòng Nhân sự (HR): Quản lý chấm công, tổng hợp dữ liệu lương, phụ cấp, thưởng/phạt.
- Trưởng bộ phận: Xác nhận công, duyệt bảng lương đề xuất.
- Phòng Kế toán: Thực hiện chi trả lương, lập báo cáo quỹ lương.
- Ban Giám đốc: Kiểm tra và phê duyệt bảng lương cuối cùng.
4. Quy trình thực hiện
Bước 1: Tổng hợp dữ liệu chấm công (Từ ngày 26 tháng trước → 25 tháng này)
- HR thu thập dữ liệu chấm công từ hệ thống (máy chấm công, phần mềm HRM).
- Ghi nhận số ngày làm việc, ngày nghỉ phép, ngày nghỉ ốm, làm thêm giờ.
Bước 2: Tính toán lương và các khoản liên quan (Ngày 26 – 28)
- Lương cơ bản, phụ cấp, thưởng hiệu suất.
- Các khoản khấu trừ (BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN, tạm ứng…).
- HR lập bảng tính lương sơ bộ.
Bước 3: Xác nhận và đối chiếu (Ngày 29 – 30)
- HR gửi bảng lương sơ bộ cho Trưởng bộ phận đối chiếu.
- Các trưởng bộ phận xác nhận dữ liệu.
- Điều chỉnh sai sót (nếu có).
Bước 4: Phê duyệt bảng lương (Ngày 30 – 31)
- HR trình bảng lương tổng hợp cho Giám đốc phê duyệt.
- Sau khi duyệt, gửi bảng lương chính thức cho phòng Kế toán.
Bước 5: Thực hiện chi lương (Ngày 01 – 05 tháng kế tiếp)
- Kế toán chuyển lương vào tài khoản ngân hàng của CBNV.
- Gửi thông báo phiếu lương (Payslip) cho từng nhân viên qua email/hệ thống HRM.
Bước 6: Lập báo cáo và lưu trữ (Sau khi chi lương)
- Kế toán lập báo cáo quỹ lương, chi phí nhân sự gửi Ban Giám đốc.
- HR lưu trữ hồ sơ lương theo tháng trên hệ thống nội bộ.
5. Lưu ý
- Mọi thắc mắc về lương, nhân viên phản hồi về HR trong vòng 03 ngày sau khi nhận lương.
- HR phối hợp Kế toán xử lý và báo cáo Ban Giám đốc nếu phát sinh sự cố.
- Quy trình được rà soát và cập nhật định kỳ hằng năm hoặc khi có thay đổi chính sách.
